STAND ALANI GENEL BİLGİLER

• Stand alanı: CVK Park Bosphorus Otel - Taksim, İstanbul’ da olacaktır.
• Stand alanı en az (3m x 2m) 6 metrekare olarak dağıtılmıștır. Bir birim stand alanlar için.
• Stand alanı yer seçimi toplantıya en fazla katkıda bulunan firmaların yer seçmesinin ardından stand ücretinin yatırılma tarihi sıralamasına göre belirlenecektir. Yer seçimi sıralaması Toplantı Organizasyon Komitesi tarafından yapılmaktadır.
• Seçim size geldiğinde; stand planı tarafınıza gönderilecektir. Benzer ürünleri olan firmalar özel taleplerini stand seçimi esnasında belirtmek durumundadır. Aksi takdirde organizasyon sekretaryası hiçbir sorumluluk kabul etmeyecektir.

STAND ALANLARININ KURULUŞ TAKVİMİ

KURULUŞ BAŞLANGIÇ TARİHİ VE SAATİ : 20 Mart 2025 18:00
KURULUŞ BİTİŞ TARİHİ VE SAATİ : 20 Mart 2025 22:00

STAND ALANI ZİYARET SAATLERİ

STANDLARIN AÇIK OLDUĞU TARİHLER : 21 – 22 Mart 2025
SABAH AÇILIŞ SAATİ : 08:00
AKŞAM KAPANIŞ SAATİ : 18:00

STAND ALANLARININ TOPLANIŞ TAKVİMİ

TOPLANIŞ TARİHİ VE SAATİ : 22 Mart 2025 19:00 - 22:00

STAND ALANINDA VERİLECEK ÜCRETSİZ SERVİSLER

Aşağıda belirtilmiş olan hizmetler Signature Evenets tarafından stand alanında sempozyum boyunca ücretsiz olarak sunulacaktır .

Stand Alanı Danışmanlık Hizmeti: Signature Evenets; stand alanlarında kurulacak olan stand info masasından tüm sorularınıza cevap vermeye hazır olacaktır.

Skörtlenmiş Firma Deski: Kurulacak olan her 6 m2’lik stand alanınız için tarafınıza bir adet skörtlü firma deski verilecektir.

İki Adet Sandalye: Standınızda kullanılmak üzere tarafınıza iki adet sandalye verilecektir.

Stand Spotları İçin Uzatma Kablosu: Otel elektrik soketlerinden standınız için gereken elektriği alabilmek adına tarafınıza bir adet uzatma kablosu verilecektir.

UYULMASI GEREKEN KURALLAR & GENEL BİLGİLER

• Stand alanı veya ticari poster panolar dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz.
• Stand alanının açık olduğu saatlerde standınızda tanıtım görevlilerinin bulunmasını rica ederiz.
• Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz.
• Otele dışarıdan yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek stand alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına otel tarafından izin verilmemektedir. Bu doğrultuda stand alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini rica ederiz.
• Tüm firmalar belirtilen saatte standlarını toplamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatler dışına çıkılmamasını rica ederiz.
• Otel içerisinde bulunan güvenlik, otelin güvenliğinden sorumludur. Stand alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar, çalıntı olaylarında Düzenleme Kurulu ve Signature Evenets sorumluluk kabul etmez. Ancak yine de Signature Evenets, stand alanı güvenliğinin maksimum ölçülerde sağlanabilmesi için Otel yetkilileri ile gereken çalışmayı yapacaktır.
• Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand alanının sökülerek tekrar monte edilmesi ya da fark ücreti ödenmesi durumu ortaya çıkacaktır.
• Otel duvarlarına Signature Evenets yetkilileri ile görüşmeden herhangi bir şey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz.
• Otele herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından CVK Park Bosphorus Otel - Taksim, İstanbul’ a ödenir.
• Stand alanı içerisinde Signature Evenets yetkililerinden talep ettiğiniz malzemelerin, faaliyetin bitiminde sorumlulara teslim edilmesini rica ederiz.

MALİ KOŞULLAR

• Stant aktivite ve ikramları, salon dekorasyonları gibi sponsorluk dosyasında yer almayan ve tarafınızdan gelecek olan olası istekler, ayrıca fiyatlandırılacaktır.
• Döviz bütçe kalemleri için organizasyon kuru, otele giriş günkü Halkbank döviz satış kurudur. Kongre avans ödemelerinin döviz olarak yapılması durumunda, alınacak hizmet karşılığı toplam döviz tutarından avans olarak ödenen döviz tutarı düşülerek kalan bakiye Organizasyon Kurundan TL' ye dönüştürülerek toplam borç bakiyesi TL cinsinden tespit ve tahsil edilecektir. Son dönemde kurlarda yaşanan votalite sebebiyle, TCMB kuru ile Euro dönüştürme işlemi yapılamadığından, TL ödemelerde TCMB kuru üzerinden sabitleme yapılamamaktadır.
• Katılımcılar ve sponsor firmalardan kongre başlangıcından önce tahsil edilen tutarlar avans mahiyetinde olup, TL ödemelerde kur artışından oluşacak farkların yansıtılacağını kabul ederler.
• Kur kaynaklı değişimlerden etkilenmemek için ödemeyi döviz olarak yapabilir ya da tüm döviz bakiyenizi toplu kapatmak için ödeme yapacağınız gün bizimle irtibata geçerek o güne ait Halkbank döviz satış kuru ve döviz dönüşüm işlemine dair kambiyo vergisini öğrenebilirsiniz. Tarafınıza bildirilen tutar karşılığı Euro bakiyeyi TL ödemeniz durumunda, ödediğiniz tutar karşılığı Euro alınarak bankadan alınan döviz alım işlemine dair dekont tarafınızla paylaşılacak ve ilgili Euro kuru toplam bütçenizden düşülecektir.
• Sponsorluk dosyasında ve bütçelerde belirtilen ücretler KDV hariç olup; stant, sponsorluk, kayıt, transfer, yiyecek-içecek ve muhtelif hizmetler için bütçe tutarlarına %20 KDV, konaklama ücretleri için %2 şehir vergisi ve %10 KDV ilave edilecektir.
• Rezervasyonların ve kayıtların kesinleşebilmesi için, ödeme dekontlarının, firat.aygul@signatureevents.com.tr e-mail adresine gönderilerek konfirme maili alınması gerekmektedir.
• Konfirme etmiş olduğunuz tüm sponsorluk ücretlerinin tamamının en geç 7 Şubat 2025 tarihine kadar Kongre Resmi Banka Hesaplarına ve dekontlarının Signature Events’e iletilmesi gerekmektedir. Kongre öncesi tamamlanmayan ödemelerde firmanın katılımı kısmen veya tamamen iptal edilebilir.
• Organizasyon esnasında doğabilecek olan bakiyeler operasyon başlangıç tarihi itibarı ile en geç 7 günde kapatılmalıdır. Faturaya istinaden ödenmeyen veya geciktirilen tüm ödemeler için aylık %10 gecikme faizi uygulanacaktır.
• 1 Ocak 2023 tarihi itibariyle V.U.K’da yapılan düzenlemeye istinaden otel, motel, tatil köyü, pansiyon, apart otel, misafirhane, kamping, dağ evi, yayla evi gibi konaklama tesislerinde verilen geceleme hizmeti ile bu hizmetle birlikte satılmak suretiyle konaklama tesisi bünyesinde sunulan diğer tüm hizmetler (yeme, içme, aktivite, eğlence hizmetleri ve havuz, spor, termal ve benzeri alanların kullanımı gibi) ek %2 konaklama vergisine tabidir.
• T.C. Maliye Bakanlığı V.U.K. uyarınca, bütçede belirtilen vergi oranlarında meydana gelebilecek değişiklikler veya ek vergi yükümlülükleri aynı oranda yansıtılacaktır.
• Mücbir sebep sayılmayan ancak uluslararası etkiye sahip olaylar, örneğin salgın hastalık, durumunda Müşteri tarafından sözleşmenin feshi, organizasyon iptali ya işin sona erdirilmesi haksız fesih sayılmaktadır. Bu bağlamda, özellikle Acente tarafından organizasyonun gerçekleşeceği inancıyla ödenen otel, restaurant, mekan ve ulaşım bedelleri başta olmak üzere sair tüm masraflar ve organizasyonun gerçekleşememesi sebebiyle oluşacak kar kaybı Müşteri tarafından Acente’nin ilk yazılı ihtarını müteakip 7 gün içerisinde tazmin edilecektir.